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CAMPUS VIRTUAL

El mundo ha cambiado y nosotros con él. La forma de comunicarnos es diferente y ahora hay cientos de plataformas que nos facilitan la vida. La “Aldea Global” que vaticinó el sociólogo Marshall McLuhan en los años 60, cada vez es más pequeña. Hoy en día “todos” estamos comunicados con “todos” permanentemente.

 

Sin embargo, y aunque esto podría parecer maravilloso, el exceso de información puede saturar, y además de eso, por momentos puede jugarnos en contra. En estas nuevas formas de comunicación, a veces la gente tiende a confundir el sentido de los mensajes.

 

WhatsApp, Facebook, Slack, Skype, WeChat, Telegram, Snapchat, Line y un millón de otras aplicaciones que pueden ser web o móviles. Nos permiten hacer grupos de trabajo y estar comunicados permanentemente.

 

En principio estas aplicaciones o herramientas nacieron para la comunicación más de tipo social. Con el tiempo la mensajería instantánea se ha vuelto una herramienta de trabajo, pero para que los objetivos puedan ser cumplidos, es menester “poner reglas”, estas ayudarán a que la comunicación no se desvirtúe.

 

12 tips para usar los chats instantáneos en el trabajo con efectividad

 

  1. Escribir de la forma más clara posible. Sin abreviaciones y sin dejar “lugar a las dudas”. Respeta la gramática y las reglas de puntuación y no abuses de los emoticones. Recuerda que el uso de mayúsculas se considera de mal gusto, equivale a estar alzando el tono de voz.
  2. Debemos tener cuidado con los autocorrectores de los dispositivos móviles. Pueden jugarnos una mala pasada. Así que lee dos veces.
  3. Siempre debemos responder. No debemos dejar la conversación en “Visto”, sin una respuesta. Si queremos pasar al ámbito del correo o de la llamada, debemos comunicarlo.
  4. Aunque la mensajería es instantánea, debemos ser pacientes. No conviene seguir enviando mensajes si no obtenemos una respuesta rápida. A veces hay que esperar.
  5. Los mensajes no deben ser muy extensos para no cansar. Y si usamos las notas de voz, no deben durar demasiados minutos.
  6. Se pueden crear grupos de trabajo sólo con los involucrados en el tema. Evitar agregar a personas que no tengan relación directa con los puntos tratados en dicho chat. Se debe informar a los jefes sobre la implementación de estos mecanismos.
  7. No incluir muchos temas a la vez. Dejar que se concrete un tema, para luego iniciar con el otro (sobre todo sí es a través de grupos).
  8. No ejecutar acciones formales por estas vías. Es decir, sí hay que realizar el envío de un documento, la mejor vía es el correo. El chat puede servir como una forma de avisar que el mismo se ha enviado. Aplica también para los comunicados y avisos importantes.
  9. No incluir temas personales en los grupos que son para el trabajo.
  10. No tomarse las cosas personales. Evitar las peleas o discusiones que siempre tienden a malinterpretarse.
  11. En la medida de lo posible, no borrar el registro de la conversación.
  12. Debemos utilizar un todo profesional, ya que algunas veces se olvida por la informalidad de dicha aplicación, pero no podemos olvidar con quién estamos hablando.

 

Estas son herramientas muy valiosas que, indudablemente, podemos agregar a nuestras rutinas de trabajo. Inclusive, a nivel gerencial, esta práctica hace que todos los miembros del equipo se sientan más cercanos a los líderes.

 

No obstante, no olvidemos que nuestro gran aliado y mejor amigo es el correo electrónico y para lo formal… no hay mejor que él. ¡Podemos innovar… pero siempre tomando las previsiones del caso!